ALPS GmbH

Auditbegleitung mit dem ALPS-Experten-Team

Januar 2019 Audit, IT-Sicherheit Adrian Lambeck

Auditbegleitung ALPS GmbH

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Beim Einrichten, Zertifizieren und Aufrechterhalten von Managementsystemen spielen Audits eine große Rolle. Ein Audit untersucht zunächst den Ist-Zustand eines Unternehmensbereiches, z.B. ein implementiertes Informationsmanagementsystem (ISMS) und gleicht diesen anhand von Vorgaben mit der Zielsetzung, also dem Soll-Zustand ab.

Am Ende unserer Projekte (z.B. Umsetzung ISO 27001, VDA ISA oder ISO 13485) steht meistens ein Audit durch einen externen Prüfer. Insbesondere bei Erstprüfungen bieten wir eine professionelle Begleitung des Audits an.

Unsere Begleitung besteht aus:

  • Vorbereitung: wir unterstützen Sie bei der Auswahl des Prüfers, begleiten Sie durch die Vorbereitungsgespräche mit dem Prüfer, übernehmen organisatorische Aufgaben und bereiten einzelne Mitarbeiter gezielt vor.
  • Begleitung: während des Audits sind wir vor Ort und unterstützen Sie und Ihre Mitarbeiter aktiv oder passiv bei der Prüfung.
  • Nachbereitung: wir prüfen den Auditbericht des Prüfers fachlich und formell und erarbeiten mit Ihnen gemeinsam einen Maßnahmenplan.

Wenn Sie selbst noch keine Auditerfahrung haben, sind wir gerne behilflich. Wir begleiten jährlich mehrere Prüfungen, bilden Auditoren aus und sind mit der Vorgehensweise der Auditoren vertraut.

Ziel unserer Auditbegleitung ist es:

  • Ihnen als Unternehmen beratend zur Seite zu stehen
  • Risiken zu identifizieren und bereits im Vorfeld zu minimieren
  • Identifizierte Abweichungen kritisch zu hinterfragen und gemeinsam mit Ihnen und dem Auditor zu diskutieren
  • die Akzeptanz des Audits zu verbessern

Welche Vorteile haben Sie als Kunde durch unsere Auditbegleitung?

  1. Branchenkenntnis: langjährige Erfahrung bei der Durchführung von Audits/Prüfungen im entsprechenden Prüfungsthema sollten wesentliche Eigenschaften eines qualifizierten Prüfers darstellen. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl geeigneter Prüfer für Ihre Organisation und senken dadurch ihren monetären und zeitlichen Aufwand.
  2. Weniger Abweichungen: durch die Vorbereitung Ihrer Mitarbeiter können Sie häufig auftretende Abweichungen vermeiden – zum Beispiel indem Mitarbeiter häufig gestellte Fragen direkt beantworten können. Viele Auditoren merken, dass Sie sich vorbereitet haben und honorieren dies. Zudem gehen Ihre Mitarbeiter mit einem höheren Selbstbewusstsein in das Audit und sind in der Lage dem Auditor fachkompetent auf seine Fragen zu antworten.
  3. Lenkung des Audits: wir wissen was in einem Audit üblich ist und können daher das Audit „lenken“ indem wir zum Beispiel einschreiten, wenn ein Auditor versucht Druck aufzubauen oder Stresssituationen herbeizuführen.
  4. Besseres Verständnis: Audits sind für unsere Kunden oft Ausnahmesituationen – für uns hingegen Routine. Durch unsere Teilnahme am Audit können wir bereits während des Audits dazu beitragen Missverständnisse bei Ihnen oder beim Prüfer zu klären.
  5. Auditbericht: als geprüfte Organisation traut man sich bei einer Erstprüfung manchmal nicht Auditergebnisse abzulehnen oder findet keine passende Argumentation. Wir helfen Ihnen beim Verständnis des Berichtes sowie in der Argumentation bei ungerechtfertigten Abweichungen.
  6. Angemessene Maßnahmenplanung: Nach dem Audit muss die geprüfte Organisation innerhalb weniger Tage eine Maßnahmenplanung für jede Abweichung erstellen und vom Auditor freigeben lassen. Auf Grund unserer Auditteilnahme wissen wir genau, welche Maßnahmen in Frage kommen. Wir erarbeiten mit Ihnen eine angemessene Maßnahmenplanung und unterstützen Sie bei der Abstimmung mit dem Prüfer.

Unsere Empfehlung

Unseren Merkzettel zur Auditvorbereitung können Sie Ihren Mitarbeitern als Unterstützung bereit legen.

Senden Sie uns Ihre Anfrage – wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen!

Ihr ALPS-Experten-Team